1. Partes, aceptación y capacidad
1.1. Los presentes Términos y Condiciones del Servicio (los "Términos") regulan la contratación y el uso de la plataforma Routask, prestada por Felipe Gutiérrez Apráez, quien opera como persona natural con domicilio en Bogotá D.C., Colombia (en adelante, "Routask" o la "Compañía"), a través de https://routask.com, sus subdominios, aplicaciones, APIs y canales asociados.
1.2. El "Cliente" (o "Negocio") es la persona natural o jurídica que crea una cuenta, contrata un plan o usa el Servicio para su actividad. Al registrarse, hacer clic en aceptación o usar el Servicio, el Cliente acepta íntegramente estos Términos, la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, la Política de Eliminación de Datos de Usuario y el Aviso Legal, que hacen parte integral de la relación contractual. Conforme a la Ley 527 de 1999, la aceptación por mensajes de datos tiene plena validez y fuerza obligatoria, y la Compañía conservará constancia de dicha aceptación.
1.3. El Cliente declara: (i) ser mayor de dieciocho (18) años; (ii) si actúa en nombre de una persona jurídica, contar con facultades suficientes para obligarla; y (iii) que la información suministrada es veraz, completa y actualizada. El Servicio no está dirigido a menores de edad.
2. Definiciones
- "Servicio" o "Plataforma": la plataforma conversacional de inteligencia artificial de Routask para agendamiento y coordinación de citas, tareas y calendarios, incluidas sus funcionalidades, paneles, APIs y documentación.
- "Asistente de IA": el agente conversacional (chat y/o voz) que interactúa con Usuarios Finales y con el Cliente a través de los canales habilitados (por ejemplo, WhatsApp, web u otros).
- "Usuarios Autorizados": las personas que el Cliente habilita para acceder a su cuenta.
- "Usuario Final": la persona que interactúa con el Asistente de IA para agendar o gestionar citas u otras solicitudes con el Cliente.
- "Contenido del Cliente": la información, datos personales, mensajes, notas de voz y sus transcripciones, imágenes, archivos en cualquier formato, calendarios, contactos y demás materiales que el Cliente o sus Usuarios Finales incorporan o generan a través del Servicio.
- "Integraciones": conexiones autorizadas con servicios de terceros (por ejemplo, Google Calendar, Google Contacts, WhatsApp/Meta).
- "Proveedores de IA": terceros que suministran modelos de lenguaje o transcripción usados por el Servicio (actualmente, Anthropic y Mistral AI, incluida la transcripción de audios mediante Voxtral).
- "Plan": la modalidad comercial contratada, con sus límites, funcionalidades y precios publicados en https://panel.routask.com/auth/signup/account.
3. Naturaleza y alcance del Servicio
3.1. Routask provee una herramienta tecnológica que facilita la comunicación y el agendamiento entre el Cliente y sus Usuarios Finales. Routask actúa como proveedor tecnológico independiente.
3.2. Routask no presta los servicios subyacentes del Cliente. Los productos y servicios que el Cliente ofrece a sus Usuarios Finales (por ejemplo, consultas, tratamientos, reservas o servicios profesionales), sus precios, disponibilidad, calidad, idoneidad, seguridad, cumplimiento de las citas y la atención de peticiones, quejas y reclamos de los Usuarios Finales son responsabilidad exclusiva del Cliente. Frente a sus Usuarios Finales que tengan la calidad de consumidores, el Cliente es el responsable del cumplimiento de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), incluyendo los deberes de información y las garantías legales, y mantendrá indemne a Routask conforme a la sección 16.
3.3. Nada en estos Términos crea entre las partes una relación laboral, de agencia, mandato, sociedad, franquicia o representación. Cada parte cumple de forma independiente sus obligaciones frente a terceros (laborales, de seguridad social, tributarias y demás).
3.4. Routask podrá ofrecer funcionalidades en versión beta o de prueba, identificadas como tales, que se suministran "tal cual", pueden modificarse o retirarse en cualquier momento y no generan compromisos de disponibilidad ni de soporte.
4. Cuenta y seguridad
4.1. El Cliente es responsable de la exactitud de la información de su cuenta, de la custodia de sus credenciales y de toda actividad realizada desde su cuenta, incluida la de sus Usuarios Autorizados. Deberá notificar de inmediato a Routask cualquier uso no autorizado o incidente de seguridad del que tenga conocimiento.
4.2. Routask podrá verificar la información suministrada y suspender cuentas ante indicios razonables de fraude, suplantación o riesgo para la Plataforma o para terceros.
5. Funcionamiento del Asistente de IA — advertencias
5.1. El Asistente de IA se apoya en modelos de terceros (Proveedores de IA) y en las Integraciones configuradas por el Cliente. Los sistemas de inteligencia artificial son de naturaleza probabilística: pueden generar información inexacta, incompleta o interpretaciones erróneas, incluyendo errores en transcripciones de notas de voz, fechas, horas, precios o disponibilidad.
5.2. El Cliente se obliga a: (i) configurar correctamente el Servicio y mantener actualizada la información de su negocio (horarios, servicios, precios y políticas); (ii) revisar y verificar la información crítica antes de actuar con base en ella; y (iii) mantener una supervisión humana razonable sobre las interacciones y las citas gestionadas por el Asistente de IA.
5.3. El Servicio no está diseñado para emitir consejo médico, jurídico, financiero ni de otra índole profesional, ni para usos en los que un error pueda causar daños a la vida, la salud o la seguridad de las personas. El Cliente se abstendrá de usarlo con esos propósitos sin verificación humana calificada.
5.4. Routask no garantiza resultados comerciales, volumen de citas ni conversión alguna derivada del uso del Servicio.
6. Integraciones de terceros
6.1. Google. El Cliente puede conectar sus cuentas de Google Calendar y Google Contacts mediante las pantallas de consentimiento OAuth de Google, autorizando únicamente los alcances (scopes) allí descritos. El Cliente puede revocar el acceso en cualquier momento desde la Plataforma o desde su cuenta de Google. El uso de la información recibida de las APIs de Google se sujeta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use), según se detalla en la Política de Privacidad.
6.2. WhatsApp/Meta. El uso del Servicio a través de WhatsApp se sujeta, además, a los términos y políticas de Meta y de WhatsApp Business aplicables. El Cliente es responsable de cumplirlos, incluyendo las reglas sobre consentimiento de contacto, plantillas de mensajes, contenidos permitidos y prohibición de spam.
6.3. Las Integraciones dependen de terceros que Routask no controla. Su disponibilidad, condiciones y funcionamiento pueden cambiar o interrumpirse por decisión de dichos terceros, sin que ello genere responsabilidad para Routask; la Compañía procurará ofrecer alternativas razonables cuando sea posible.
7. Licencia de uso y restricciones
7.1. Sujeto al cumplimiento de estos Términos y al pago del Plan, Routask otorga al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para acceder y usar el Servicio durante la vigencia del Plan, únicamente para su actividad propia y conforme a la documentación.
7.2. El Cliente no podrá, ni permitirá a terceros: (i) copiar, modificar, traducir o crear obras derivadas del Servicio; (ii) aplicar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, ni intentar descubrir su código fuente, salvo en la medida mínima permitida por norma imperativa; (iii) vender, revender, arrendar, sublicenciar o explotar comercialmente el Servicio en favor de terceros ajenos a su operación; (iv) eludir medidas técnicas de seguridad o límites de uso, o realizar pruebas de intrusión no autorizadas; (v) usar el Servicio para fines ilícitos, para enviar comunicaciones no solicitadas (spam) o contenido ilegal, difamatorio, infractor de derechos de terceros o dañino; (vi) suplantar identidades o tergiversar su vinculación con Routask; ni (vii) cargar datos personales de terceros sin contar con la autorización o legitimación exigida por la ley. El incumplimiento podrá dar lugar a suspensión o terminación inmediata (sección 11) y a las acciones legales correspondientes, incluidas las derivadas de la Ley 1273 de 2009.
8. Contenido del Cliente y datos de Usuarios Finales
8.1. Titularidad. El Contenido del Cliente pertenece al Cliente o a sus respectivos titulares. Routask no adquiere propiedad sobre él.
8.2. Licencia operativa. El Cliente otorga a Routask una licencia mundial, no exclusiva y gratuita para alojar, reproducir, procesar, transmitir, transcribir, analizar y respaldar el Contenido del Cliente, incluida su transmisión a los Proveedores de IA y a los subencargados descritos en la Política de Privacidad, únicamente en la medida necesaria para prestar, mantener, proteger y mejorar el Servicio y para cumplir la ley. Esta licencia subsiste tras la terminación solo respecto de copias de seguridad y retenciones legales, conforme a la Política de Eliminación de Datos de Usuario.
8.3. Declaraciones del Cliente. El Cliente declara y garantiza que: (i) cuenta con las autorizaciones previas, expresas e informadas de los titulares de los datos personales que incorpora o gestiona a través del Servicio, incluidos sus Usuarios Finales, en los términos de la Ley 1581 de 2012, y que dichas autorizaciones amparan el tratamiento a través de Routask y la transmisión internacional a los Proveedores de IA y demás subencargados; (ii) su propia política de tratamiento y avisos de privacidad reflejan dicho tratamiento; y (iii) el Contenido del Cliente no infringe derechos de terceros ni normas aplicables.
8.4. Encargo de tratamiento. Respecto de los datos personales de Usuarios Finales y terceros tratados por cuenta del Cliente, el Cliente actúa como Responsable y Routask como Encargado del tratamiento. En tal calidad, Routask: (i) tratará dichos datos únicamente para prestar el Servicio y conforme a las instrucciones documentadas del Cliente, estos Términos y la ley; (ii) guardará confidencialidad; (iii) aplicará las medidas de seguridad descritas en la Política de Privacidad; (iv) queda autorizado desde ya por el Cliente para subcontratar los subencargados listados en la Política de Privacidad, notificando los cambios relevantes; (v) cooperará razonablemente con el Cliente para atender solicitudes de los titulares; y (vi) al terminar el Servicio, suprimirá o devolverá los datos conforme a la Política de Eliminación de Datos de Usuario, salvo retención exigida por la ley.
8.5. Contenido prohibido. Routask podrá remover o bloquear contenido manifiestamente ilícito o que infrinja estos Términos, y cooperar con las autoridades competentes, notificando al Cliente cuando la ley lo permita.
9. Precios, facturación y pagos
9.1. Los precios, límites y características de los Planes son los publicados en https://panel.routask.com/auth/signup/account o los acordados por escrito. A la fecha de la última actualización, Routask opera como persona natural no responsable de IVA, por lo que los precios publicados no incluyen dicho impuesto ni se cobra suma adicional por tal concepto. Si en el futuro Routask adquiere la calidad de responsable de IVA o de otros tributos, dichos impuestos se facturarán y cobrarán adicionalmente conforme a la ley, previa notificación al Cliente. Cada parte asume los impuestos que la ley le imponga.
9.2. Salvo pacto distinto, la facturación es anticipada por periodos (mensuales o anuales) y el Plan se renueva automáticamente por periodos iguales, a menos que el Cliente cancele antes del corte del periodo vigente desde la Plataforma o por el canal indicado. El Cliente autoriza los pagos recurrentes con cargo al medio de pago registrado, en la periodicidad del Plan.
9.3. Routask podrá ajustar los precios y las condiciones de los Planes a su discreción, mediante notificación al Cliente con al menos treinta (30) días calendario de antelación a la entrada en vigencia del nuevo precio. En dicho caso, el Cliente podrá terminar el Plan antes de la entrada en vigencia del nuevo precio si no lo acepta; de no hacerlo, el nuevo precio se entenderá aceptado a partir del siguiente periodo de facturación.
9.4. Mora. El no pago oportuno faculta a Routask para suspender el Servicio previa notificación, sin que ello genere indemnización a favor del Cliente, y para cobrar intereses moratorios a la tasa máxima legal permitida y los costos razonables de cobranza. La reactivación podrá estar sujeta a la verificación del pago.
9.5. Los pagos se procesan exclusivamente a través de Mercado Pago como pasarela de pago de un tercero, bajo sus propios términos y políticas. Routask no recolecta ni almacena datos completos de tarjetas ni credenciales bancarias del Cliente. El Cliente garantiza que es titular o usuario legítimo del medio de pago registrado. Las partes aceptan la expedición, envío y recepción de facturas electrónicas conforme a la normatividad de la DIAN, cuando resulte aplicable.
9.6. Salvo lo previsto en la sección 10 o en norma imperativa, los pagos efectuados no son reembolsables y la cancelación surte efectos al final del periodo pagado, sin reembolsos proporcionales.
10. Derecho de retracto y reversión de pagos (consumidores)
10.1. Si el Cliente tiene la calidad de consumidor conforme a la Ley 1480 de 2011, podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, con la devolución del dinero pagado, en los términos del artículo 47 de dicha ley. El Cliente reconoce que, conforme a la excepción legal, el retracto no procede cuando la prestación del servicio ha comenzado con su acuerdo; al activar el Servicio de forma inmediata tras la contratación, el Cliente consiente expresamente el inicio de la ejecución.
10.2. En compras realizadas mediante mecanismos de comercio electrónico con tarjeta u otro instrumento de pago electrónico, procederá la reversión del pago en los eventos y con los requisitos del artículo 51 de la Ley 1480 de 2011.
10.3. Nada de lo aquí previsto limita los derechos irrenunciables que las normas de protección al consumidor reconozcan al Cliente cuando estas le sean aplicables.
11. Vigencia, suspensión y terminación
11.1. Estos Términos rigen desde la aceptación y durante la vigencia del Plan y sus renovaciones.
11.2. Terminación por el Cliente. El Cliente puede cancelar en cualquier momento; la cancelación surte efectos al final del periodo pagado, conforme a la sección 9.6.
11.3. Suspensión o terminación por Routask. Routask podrá suspender total o parcialmente el Servicio, o terminar el contrato, previa notificación cuando sea razonablemente posible, en los siguientes casos: (i) mora en el pago; (ii) incumplimiento de estos Términos, en especial de las secciones 5.2, 7.2 y 8.3; (iii) uso que ponga en riesgo la seguridad, estabilidad o reputación de la Plataforma, de Routask o de terceros (incluido el envío de spam o contenido ilícito); (iv) requerimiento de autoridad competente o exigencia legal; o (v) suspensión o restricción impuesta por un tercero indispensable para el Servicio (por ejemplo, Meta/WhatsApp o un Proveedor de IA). En casos graves o urgentes, la suspensión podrá ser inmediata y sin preaviso.
11.4. Efectos. Terminado el contrato por cualquier causa: (i) cesa la licencia de uso; (ii) el Cliente deberá pagar los montos causados y pendientes; (iii) el Cliente dispondrá de una ventana de quince (15) días calendario para exportar su Contenido, tras la cual Routask procederá conforme a la Política de Eliminación de Datos de Usuario; y (iv) sobreviven las secciones que por su naturaleza deban subsistir (incluidas 8.2 en lo pertinente, 12, 13, 15, 16, 21 y 22).
12. Propiedad intelectual
12.1. La Plataforma, el software, los modelos de configuración, las marcas, los diseños, la documentación, el know-how y todos los desarrollos presentes y futuros de Routask son y seguirán siendo de titularidad exclusiva de la Compañía o de sus licenciantes. Estos Términos no transfieren al Cliente derecho de propiedad intelectual alguno, distinto de la licencia limitada de la sección 7.1.
12.2. Retroalimentación. Si el Cliente entrega sugerencias o comentarios sobre el Servicio, otorga a Routask una licencia gratuita, perpetua, irrevocable y mundial para usarlos sin restricción, sin que ello implique obligación de implementarlos ni remuneración alguna.
12.3. Datos agregados. Routask podrá generar y usar información estadística, agregada o anonimizada, que no identifique a personas ni al Cliente, para operar, mejorar y promocionar el Servicio.
13. Confidencialidad
Cada parte protegerá la información confidencial de la otra con el mismo cuidado con que protege la propia (y nunca menos que un cuidado razonable), la usará solo para ejecutar este contrato y no la divulgará a terceros, salvo a sus asesores y empleados con necesidad de conocerla y sujetos a deberes equivalentes, o cuando lo exija la ley o una autoridad competente, informando previamente a la otra parte cuando sea legalmente posible. Esta obligación permanecerá vigente durante el contrato y por tres (3) años más; respecto de secretos empresariales, mientras conserven tal carácter.
14. Garantías y exención de garantías
14.1. Routask prestará el Servicio con diligencia profesional razonable y procurará su disponibilidad continua, sin perjuicio de ventanas de mantenimiento programado y de interrupciones ajenas a su control. El Servicio se presta "tal cual" y "según disponibilidad", sin que Routask garantice un nivel de servicio (SLA) ni una disponibilidad ininterrumpida.
14.2. En la máxima medida permitida por la ley colombiana, y sin perjuicio de las garantías irrenunciables que correspondan a consumidores conforme a la Ley 1480 de 2011, el Servicio se suministra "tal cual" y "según disponibilidad", y Routask no otorga garantías implícitas de comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular, exactitud de los resultados generados por la IA, ni de que el Servicio será ininterrumpido o libre de errores.
15. Limitación de responsabilidad
15.1. En la máxima medida permitida por la ley colombiana, ninguna de las partes será responsable frente a la otra por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de ingresos, de negocio, de reputación o de datos (distinta de la obligación de Routask de aplicar las medidas de seguridad pactadas), aun cuando se hubiera advertido la posibilidad de tales daños.
15.2. En la máxima medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad total y acumulada de Routask, sus accionistas, fundadores, administradores, empleados y aliados, derivada de o relacionada con el Servicio, no excederá el valor efectivamente pagado por el Cliente a Routask durante los doce (12) meses anteriores al hecho que dio origen a la reclamación.
15.3. Sin perjuicio de lo anterior, Routask no será responsable por: (i) errores, inexactitudes o interpretaciones de los sistemas de IA cuando el Cliente haya incumplido sus deberes de configuración, verificación y supervisión (sección 5); (ii) el incumplimiento del Cliente frente a sus Usuarios Finales; (iii) fallas, cambios o restricciones de servicios de terceros (Integraciones, Proveedores de IA, redes, pasarelas); ni (iv) el uso del Servicio contrario a estos Términos.
15.4. Salvedad imperativa. Nada en estos Términos excluye ni limita la responsabilidad por dolo o culpa grave (artículo 63 y 1604 del Código Civil; artículo 1522 del Código Civil sobre condonación del dolo futuro), ni aquella que conforme a normas imperativas —incluidas las de protección al consumidor y de protección de datos personales— no pueda excluirse o limitarse. Si alguna limitación resulta inaplicable frente a un caso concreto, las demás conservarán plena validez y la responsabilidad se limitará en la máxima medida que la ley permita.
16. Indemnidad
16.1. El Cliente defenderá y mantendrá indemne a Routask, sus accionistas, fundadores, administradores, empleados, contratistas y aliados, frente a toda reclamación, demanda, sanción, multa, pérdida, daño, costo y gasto (incluidos honorarios razonables de abogados) de terceros —incluidos Usuarios Finales y autoridades administrativas o judiciales— que se derive de: (i) el Contenido del Cliente o la falta de autorizaciones sobre datos personales exigidas en la sección 8.3; (ii) el incumplimiento por el Cliente de estos Términos o de la ley (incluidas las normas de protección de datos, de protección al consumidor y las políticas de canales de mensajería); (iii) la relación del Cliente con sus Usuarios Finales y los productos o servicios que les ofrece; o (iv) el uso indebido del Servicio por el Cliente o sus Usuarios Autorizados.
16.2. Routask notificará al Cliente la reclamación y le permitirá asumir la defensa con abogados razonablemente aceptables, pudiendo participar con sus propios asesores. El Cliente no transigirá sin consentimiento de Routask cuando la transacción imponga obligaciones o reconocimientos a cargo de Routask. Esta obligación de indemnidad subsiste a la terminación del contrato.
17. Fuerza mayor
Ninguna parte será responsable por retrasos o incumplimientos causados por fuerza mayor o caso fortuito, ni por hechos de terceros fuera de su control razonable, incluyendo fallas generalizadas de Internet o de telecomunicaciones, interrupciones de proveedores de nube, de Proveedores de IA o de plataformas de mensajería, actos de autoridad, ciberataques masivos, huelgas o desastres naturales. La parte afectada notificará a la otra y reanudará el cumplimiento tan pronto cese el evento. Las obligaciones de pago causadas no se suspenden por hechos que no impidan el pago.
18. Modificaciones a los Términos y al Servicio
18.1. Routask podrá modificar estos Términos. Los cambios sustanciales se notificarán con al menos treinta (30) días calendario de antelación por la Plataforma o al correo registrado. El uso del Servicio con posterioridad a la entrada en vigencia constituye aceptación; si el Cliente no acepta, podrá terminar el contrato antes de dicha fecha, con efectos al cierre del periodo pagado.
18.2. Routask podrá mejorar, modificar o descontinuar funcionalidades, siempre que ello no altere sustancialmente las condiciones esenciales del Plan contratado durante su periodo vigente.
19. Cesión
El Cliente no podrá ceder este contrato ni sus derechos u obligaciones sin autorización previa y escrita de Routask. Routask podrá cederlo a sociedades vinculadas o en el marco de una fusión, adquisición, reorganización o venta de activos, notificando al Cliente.
20. Notificaciones
Las notificaciones a Routask se enviarán a soporte@routask.com. Las notificaciones al Cliente se enviarán al correo electrónico registrado en su cuenta o a través de la Plataforma, y se entenderán recibidas conforme a la Ley 527 de 1999. Es deber del Cliente mantener actualizados sus datos de contacto.
21. Ley aplicable y jurisdicción
21.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se someterán a los jueces competentes de Bogotá D.C., sin perjuicio de las competencias imperativas, incluida la de la SIC en materia de protección al consumidor y de datos personales.
21.2. puede haber Clientes o Usuarios Finales fuera de Colombia. Si el Cliente contrata o usa el Servicio desde otra jurisdicción, las normas imperativas e irrenunciables de dicha jurisdicción que resulten aplicables prevalecerán en lo pertinente, sin que ello implique renuncia a la aplicación de la ley colombiana en lo demás. Routask podrá expedir anexos por jurisdicción o restringir la disponibilidad del Servicio en determinados territorios.
22. Disposiciones finales
22.1. Acuerdo íntegro. Estos Términos, junto con la Política de Privacidad, la Política de Eliminación de Datos de Usuario, el Aviso Legal, el Plan contratado y los anexos aplicables, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y sustituyen entendimientos previos sobre su objeto. En caso de conflicto, prevalecerá el documento más específico respecto de la materia regulada.
22.2. Divisibilidad. La nulidad o ineficacia de una cláusula no afectará las demás, que conservarán plena validez; la cláusula afectada se entenderá reemplazada por una válida que refleje su propósito en la máxima medida legal.
22.3. No renuncia. La falta de ejercicio de un derecho no implica su renuncia.
22.4. Idioma. La versión en español de estos Términos prevalecerá sobre cualquier traducción.
22.5. Encabezados. Los títulos son ilustrativos y no limitan el contenido de las cláusulas.
23. Contacto
soporte@routask.com · Bogotá D.C., Colombia.